Privacy Policy

Last Updated: January 1, 2025

Welcome to KetamineHCL.com (the "Site"), ("we," "us," or "our"). We are committed to protecting your privacy and being transparent about how we collect, use, and share information about you when you visit our Site, use our services, or interact with our content.

Please read this Privacy Policy carefully. By accessing or using KetamineHCL.com, you acknowledge that you have read, understood, and agree to be bound by the terms of this Privacy Policy. If you do not agree with our practices, please do not use the Site.

1. About KetamineHCL.com

KetamineHCL.com is an online directory and educational resource that provides information about ketamine therapy, lists ketamine treatment providers across the United States, and publishes evidence-based articles about the use of ketamine for conditions including depression, post-traumatic stress disorder (PTSD), chronic pain, anxiety, and other mental health and medical conditions. KetamineHCL.com operates this Site as an informational and directory platform only.

Important Notice: KetamineHCL.com is NOT a covered entitie or business associate under the Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA). We do not provide medical services, treatment, or healthcare of any kind. Any health-related information you voluntarily provide to us through this Site is not protected by HIPAA. We strongly encourage you to review the privacy practices of any healthcare provider you contact through our directory, as those providers may be subject to HIPAA or other applicable healthcare privacy laws. Please exercise care when sharing sensitive health information through this Site.

2. Information We Collect

We collect information in several ways: directly from you when you provide it to us, automatically when you use the Site, and from third-party sources. The categories of information we collect are described below.

2.1 Information You Provide Directly

We collect information that you voluntarily provide when you interact with various features of our Site, including:

• Contact and Inquiry Forms: When you submit a contact form, request more information, or send us a message, we collect your name, email address, phone number (if provided), and the content of your message. This may include any health-related information you choose to disclose in your inquiry, such as the condition you are seeking treatment for.
• User Account Registration: If you create an account on the Site, we collect your name, email address, username, password (stored in encrypted form), and any optional profile information you choose to provide.
• Provider Listings and Claims: If you are a healthcare provider and submit or claim a listing on our directory, we collect your professional name or practice name, business address, phone number, website URL, email address, specialty information, credentials, treatment modalities, accepted insurance information, and any other details you submit as part of your provider profile. We may also collect billing information if you subscribe to a paid listing tier.
• Newsletter and Email Subscriptions: If you subscribe to our newsletter or email updates, we collect your email address and, optionally, your name and preferences.
• Comments and User-Generated Content: If you post comments or other content on the Site, we collect the content you submit along with any identifying information associated with your account or submission.
• Payment Information: If you make a payment for a provider listing or other paid service, payment transactions are processed by our third-party payment processor, Stripe. We do not store your full credit card number, CVV, or other sensitive payment details on our servers. Please refer to Section 6 for more information about Stripe.

2.2 Information Collected Automatically

When you visit and interact with the Site, we and our third-party service providers automatically collect certain technical and usage information, including:

• Log Data: Our servers automatically record information such as your Internet Protocol (IP) address, browser type and version, operating system, referring URLs, pages viewed, links clicked, date and time of access, and the duration of your visit.
• Device Information: We collect information about the device you use to access the Site, including device type, screen resolution, device identifiers, and mobile network information.
• Cookies and Similar Tracking Technologies: We use cookies, web beacons, pixel tags, and similar technologies to collect information about your browsing activity on and off the Site. Please refer to Section 5 for a detailed description of our cookie practices.
• Analytics Data: We use Google Analytics to collect aggregated and anonymized data about how users interact with the Site, including traffic sources, popular pages, session duration, and geographic location at a regional level.
• Search Queries: If you use our Site's internal search feature, we may record your search terms to help us improve the relevance of our content and directory.

2.3 Information from Third Parties

We may receive information about you from third-party sources, which we may combine with information we have already collected. These sources include:

• Social Media Platforms: If you connect to or share content from our Site through a social media platform (such as Facebook, Twitter/X, LinkedIn, or Instagram), we may receive information from that platform in accordance with its privacy settings and policies.
• Public Sources: For provider listings, we may supplement information provided by providers with publicly available information, such as information from medical licensing boards, professional associations, or business registries, to verify credentials or supplement directory profiles.
• Advertising and Analytics Partners: We may receive aggregated or pseudonymized data from advertising networks and analytics providers to help us understand our audience and improve our marketing efforts.

3. How We Use Your Information

We use the information we collect for a variety of purposes consistent with our legitimate interests, our contractual obligations to you, compliance with applicable law, and, where applicable, with your consent. Specifically, we use your information to:

3.1 Provide and Operate the Site

• Display and maintain our provider directory, including processing provider listing submissions, claims, and updates.
• Enable user account creation and management, including authentication and account security.
• Process payments for paid listing tiers or other services through our payment processor.
• Respond to your inquiries, questions, and requests submitted through contact forms or email.
• Deliver newsletters, educational articles, and other content you have requested or subscribed to.

3.2 Improve and Personalize the Site

• Analyze usage patterns and trends to understand how visitors interact with our content and directory.
• Conduct research and analysis to improve the accuracy, relevance, and user experience of the Site.
• Develop new features, content, and services based on user needs and feedback.
• Personalize content, search results, and recommendations based on your location, preferences, or browsing history on the Site.

3.3 Communications and Marketing

• Send you transactional communications, such as account confirmation emails, password reset emails, and billing receipts.
• Send you promotional emails, newsletters, or updates about new features, articles, or provider listings, where you have opted in to receive such communications.
• Conduct surveys or solicit feedback about your experience with the Site.

3.4 Safety, Security, and Legal Compliance

• Monitor and protect the security and integrity of the Site, including detecting, investigating, and preventing fraudulent transactions, abuse, and other illegal or unauthorized activities.
• Comply with applicable laws, regulations, legal processes, or governmental requests.
• Enforce our Terms of Use and other applicable policies.
• Protect the rights, property, and safety of KetamineHCL.com, our users, listed providers, and the public.

3.5 Aggregated and De-Identified Data

We may aggregate or de-identify information so that it can no longer reasonably be used to identify you, and we may use and share such aggregated or de-identified information for any purpose, including research, analytics, marketing, and improving our services, without restriction.

4. Legal Bases for Processing (For Users in the European Economic Area, United Kingdom, and Similar Jurisdictions)

If you are located in the European Economic Area (EEA), the United Kingdom, or another jurisdiction with similar data protection laws, we process your personal information on the following legal bases:

• Contractual Necessity: Processing necessary to perform a contract with you, such as providing account services or processing a provider listing subscription.
• Legitimate Interests: Processing necessary for our legitimate interests, including operating and improving the Site, preventing fraud, and marketing our services, where such interests are not overridden by your fundamental rights and freedoms.
• Consent: Processing based on your specific, informed, and freely given consent, such as subscribing to our newsletter or accepting non-essential cookies. You may withdraw consent at any time without affecting the lawfulness of processing prior to withdrawal.
• Legal Obligation: Processing necessary to comply with a legal obligation to which KetamineHCL.com is subject.

5. Cookies and Tracking Technologies

5.1 What Are Cookies?

Cookies are small text files placed on your device by a website you visit. They are widely used to make websites work more efficiently and to provide information to the website operator. Cookies can be "session cookies" (which expire when you close your browser) or "persistent cookies" (which remain on your device for a set period of time or until you delete them).

5.2 Types of Cookies We Use

We use the following categories of cookies on the Site:

• Strictly Necessary Cookies: These cookies are essential for the Site to function and cannot be switched off. They are typically set in response to actions you take, such as logging into your account, filling in forms, or setting privacy preferences. Without these cookies, services you have requested cannot be provided.
• Performance and Analytics Cookies: These cookies help us understand how visitors interact with the Site by collecting and reporting information anonymously or in aggregate. We use Google Analytics, which sets cookies to distinguish unique users and sessions, track traffic sources, and measure user behavior on the Site. Information generated by these cookies is transmitted to and stored by Google on servers in the United States. For more information about Google Analytics and how to opt out, please visit https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.
• Functional Cookies: These cookies enable enhanced functionality and personalization, such as remembering your search preferences, language settings, or geographic location for provider directory filtering. They may be set by us or by third-party providers whose services we have integrated.
• Targeting and Advertising Cookies: These cookies may be set through the Site by our advertising partners to build a profile of your interests and show you relevant advertising on other sites. They do not directly store personal information but are based on uniquely identifying your browser and device. If you do not allow these cookies, you will experience less targeted advertising.

5.3 Web Beacons and Similar Technologies

In addition to cookies, we may use web beacons (also known as pixel tags or clear GIFs), embedded scripts, and similar tracking technologies on the Site and in our emails to collect information about your interactions with our content, measure the effectiveness of our communications, and track delivery of emails.

5.4 Managing Your Cookie Preferences

You have the right to accept or reject non-essential cookies. You can manage your cookie preferences in the following ways:

• Browser Settings: Most web browsers allow you to control cookies through their settings, including the ability to block all cookies, block third-party cookies, or delete existing cookies. Please note that blocking certain cookies may affect the functionality of the Site. To learn more about managing cookies in your browser, visit the help documentation for your browser.
• Google Analytics Opt-Out: You can prevent Google Analytics from collecting your data by installing the Google Analytics Opt-out Browser Add-on, available at https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.
• Industry Opt-Out Tools: You may opt out of interest-based advertising from participating companies through the Digital Advertising Alliance's opt-out tool at https://optout.aboutads.info or the Network Advertising Initiative at https://optout.networkadvertising.org.
• Do Not Track: Some browsers transmit "Do Not Track" signals to websites. Because there is no uniform standard for how to respond to these signals, our Site does not currently change its data collection and use practices in response to "Do Not Track" signals. We will revisit this policy as industry standards develop.

6. Third-Party Services and Integrations

Our Site incorporates services and tools provided by third parties. These third parties may collect information about you directly, subject to their own privacy policies. We are not responsible for the privacy practices of these third parties. We encourage you to review their privacy policies before interacting with their services.

6.1 Google Analytics

We use Google Analytics, a web analytics service provided by Google LLC ("Google"), to analyze traffic and usage patterns on our Site. Google Analytics uses cookies to collect information about your use of the Site, which is transmitted to and stored on Google's servers. Google may also transfer this information to third parties where required by law or where those parties process the information on Google's behalf. For more information about Google's privacy practices, please visit https://policies.google.com/privacy. To opt out of Google Analytics, visit https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

6.2 Google Maps

Our provider directory uses the Google Maps API, provided by Google LLC, to display provider locations, enable geographic search functionality, and embed interactive maps within provider profiles. When you interact with map features on our Site, Google may collect information from your device, including your IP address and location data, in accordance with Google's Privacy Policy, available at https://policies.google.com/privacy.

6.3 Stripe

Payment processing for paid provider listings and other services on the Site is handled by Stripe, Inc. ("Stripe"). When you submit payment information, it is transmitted directly to Stripe's secure servers using industry-standard encryption. KetamineHCL.com does not receive or store your full credit card number, expiration date, CVV, or other sensitive financial data. Stripe may collect and process your payment information and related data in accordance with its own Privacy Policy, available at https://stripe.com/privacy